huishoudelijk regelement

De BOJ feestzaal wordt verhuurd door BOJ-Raad vzw, gevestigd te Laarbeeklaan 107, 1090 Jette. Dit huishoudelijk reglement omvat alle verantwoordelijkheden van de huurder die er een activiteit wenst te organiseren. De huurder dient dit document voor akkoord te tekenen met naam en toenaam, anders kan onder geen beding een activiteit in de zaal plaats vinden. Dit document blijft gedurende het academiejaar 2015-2016 geldig en zal als referentie dienen bij eventuele twisten.

• Activiteiten

  • Enkel erkende kringen mogen van de zaal gebruik maken. De BOJ-Raad stelt hiervan jaarlijks een nieuwe lijst op en stelt deze ter beschikking van de kringen. Kringen kunnen geschrapt worden van deze lijst op grond van vandalisme, het niet naleven van de gestipuleerde voorwaarden of het veroorzaken van overlast. Onderverhuren van de zaal is verboden.
  • Enkel fuiven en cantussen mogen doorgaan in de BOJ-zaal. Eventueel kan voor het houden van een ander soort activiteit een speciale goedkeuring gegeven worden vanuit de beheersraad van de BOJ-Raad. Het organiseren van dopen of soortgelijke activiteiten is ten strengste verboden. Geen enkele uitzondering kan hiervoor gemaakt worden.
  • In geval van fuiven moet de muziek stilgelegd worden vanaf 05h00, dit teneinde geluidsoverlast tot een minimum te beperken. De regels rond beperking van de geluidsoverlast moeten ten alle tijde nageleefd worden. De deuren aan de zuidkant van de zaal dienen gesloten te blijven. Manipulatie en poging tot manipulatie van de geluidsbegrenzer worden aanzien als vandalisme.
  • Tijdens de blok- en examenperiode van de VUB mogen geen activiteiten georganiseerd worden, teneinde geluidsoverlast tot een minimum te beperken.
  • Indien om een of andere reden de afzuiginstallatie afgezet wordt tijdens een cantus, dient deze na de cantus steevast opnieuw opgezet te worden. Het is verboden om bij fuiven deze installatie af te zetten.
  • Nooddeuren dienen dicht te zijn en moeten ongehinderd open kunnen gaan. Een uitzondering wordt gemaakt voor de hoofdtoegangsdeur.
  • Indien een activiteit niet door kan gaan zal men de verhuurder hiervan op de hoogte brengen, de opzegtermijn voor een fuif is 3 weken, deze van een cantus 2 weken. Gebeurt dit niet dan zal de volledige zaalhuur aangerekend worden.
  • Wanneer een fuif gepland wordt dient de organiserende kring een aanvraag in te dienen bij gemeente Jette indien de organiserende kring deze schriftelijke toestemming niet kan voorleggen aan de BOJ-raad vzw tijdens de voorinventaris zal de fuif onherroepelijk afgelast worden.
  • Het is niet toegestaan een eigen geluidsinstallatie (mengpanelen, cd-spelers) aan te sluiten op het materiaal dat in de zaal aanwezig is (uitz. laptop). Indien extra materiaal gewenst is kan dit via de BOJ-Raad vzw gehuurd worden, let wel dit dient 2 weken voor de activiteit aangevraagd te worden.

• Inventarissen

  • De voor-inventaris van de activiteit wordt opgesteld door een lid van de beheersraad van de BOJ-Raad. Dit gebeurt steevast de dag van de activiteit om 17h. Een vertegenwoordiger van de hurende organisatie dient hierop aanwezig te zijn en zal hierna een sleutelset van de zaal ontvangen.
  • De na-inventaris van de activiteit wordt opgesteld door een lid van de beheersraad van de BOJ-raad. Dit gebeurt steevast de dag na de activiteit om 17h. Een vertegenwoordiger van de hurende organisatie dient hierop aanwezig te zijn en moet op dat moment de sleutelset van de zaal terug inleveren.
  • Indien de zaal niet in een aanvaardbare toestand wordt afgeleverd ten tijde van de na-inventaris is de persoon die op dat moment optreedt als beheerder gemachtigd boetes uit te schrijven.
  • Deze boetes zullen genoteerd worden op het inventaris formulier en ondertekend door zowel de beheerder als de huurder. Indien de huurder dit weigert mag een ander lid van de beheersraad verwittigd worden indien ook deze laatste vaststelt dat de toestand van de zaal niet aanvaardbaar is zal zijn handtekening die van de huurder vervangen.
  • Tijdens activiteiten in de feestzaal mogen enkel verbruiksgoederen geleverd door de verhuurder verkocht worden. Verbruiksgoederen, waar geen vergelijkbare producten van voorhanden zijn, mogen mits voorafgaande toestemming van de uitbater aangekocht worden door de huurder.
  • De minimale afname bedraagt 1 vat per cantus of 3 vaten per fuif.

• Opkuis

  • Alle afval (bekers, sigarettenpeuken e.a.) dient uit de zaal en haar omgeving verwijderd te worden en in de juiste containers te belanden. Alle gebruikte tafels dienen afgekuist terug in het bankenhok te eindigen.
  • De opkuis dient door de huurder zelf te gebeuren en dit in de loop van de dag volgende op de activiteit voor 17h. De zaal dient volledig gekuist te zijn en alle afval moet zich in de juiste containers bevinden.
  • Bij de na-inventaris zullen systematisch alle delen van de zaal en ook de omgeving van de zaal overlopen worden door een lid van de beheersraad van de BOJ-Raad.

• Facturen

  • De factuur wordt zo spoedig mogelijk opgesteld en verzonden naar het door de organisatie opgegeven e-mailadres.
  • Facturen dienen ten laatste binnen de 10 werkdagen na ontvangst betaald te worden, zo niet zal een surplus administratiekost van 10% gerekend worden.
  • De huurprijzen van de zaal verschillen naargelang er een cantus of fuif georganiseerd wordt. De huurgelden worden integraal gebruikt voor het onderhoud van de zaal.
  • Op de aankoopprijs van de drank wordt een billijk bedrag gerekend. De opbrengsten van de drank worden integraal gebruikt voor het onderhoud van de zaal.
  • Boetes worden op de factuur apart vermeld, alsook een verantwoording ervoor. Zie hiervoor het boetereglement.
  • Een betaling met cash geld wordt om administratieve redenen niet aangenomen.

• Sancties

  • Alle schade aan de zaal, haar installatie en aan de zaal grenzende infrastructuur ten gevolge van het plaats vinden van de activiteit of dit nu met of zonder medeweten van de organisator gebeurde, zal doorgerekend worden op de factuur bij wijze van schadevergoeding.
  • Vastgelegde boetes worden opgelegd bij het te laat komen bij het maken van voor- of na-inventarissen (max. 15 min) en het onvoldoende proper opleveren van de zaal of omgeving in geval de huurder deze zelf diende te kuisen. Zie hiervoor het boetereglement in bijlage.
  • Een kring die systematisch inbreuk op deze regels pleegt, wordt het gebruik van de zaal ontzegd.
  • Sleutelverlies kost de huurder de kosten van het vervangen van het slot en de sleutels.

• Aansprakelijkheid

  • Alle aansprakelijkheid gedurende de huurperiode ligt bij de organiserende kring. Onder geen enkele voorwaarde kan de BOJ-Raad of de VUB verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen of diefstallen in de zaal.

• Controle

  • Ten allen tijde kunnen de beheersleden van BOJ-Raad vzw de gehouden activiteit komen inspecteren. Zij dienen zich hiertoe kenbaar te maken aan de kassa. Voor fuiven mag hen geen toegang gerekend worden. Op cantussen staat het de organisatie geheel vrij de beheersleden toch inkom te laten betalen.
  • In geval van flagrante inbreuk op deze regels, staat het de beheersleden van BOJ-Raad vzw vrij de activiteit onmiddellijk stil te leggen. Hiertegen is geen verhaal mogelijk.

Boetes